Template yang Teruji

Oleh

Bruce Byfield

“Dimana format terkustomisasi saya? Saya menghabiskan waktu berjam-jam untuk menghasilkannya. Sekarang, ketika saya membuka sebuah dokumen baru, mereka hilang.” Orang yang panik menangis, atau orang yang sangat menyukainya mengirimkannya kepada daftar Pengguna OpenOffice.org. Hampir lebih dari separuh, masalahnya adalah para pengirim belum pernah mendengar tentang template. Separuh yang lain, para pengirim mengharapkan agar template mempunyai ciri-ciri dan karakter yang sama dengan suite office yang lain – tetapi tidak pada kenyataannya. Pada kedua kasus, solusinya adalah mempelajari bagaimana perilaku template pada OOo sehingga Anda dapat bekerja dengannya ketimbang menentangnya. Beberapa perilaku template pada OOo memang terkadang aneh, dan paling tidak salah satunya adalah bug, tetapi kesemuanya berharga untuk diketahui. Setelah Anda melakukannya, Anda akan menemukan bahwa cara OOo menangani template mengurangi kemungkinan terjadinya masalah dan konflik, dan membuat dokumen menjadi lebih portabel.

Apa itu Template?

Dalam istilah teknis, sebuah template adalah sembarang dokumen OOo yang menggunakan huruf t sebagai karakter kedua sebagai ekstensinya. Misalnya, untuk Writer, template berekstensi .stw, dan bukannya .sxw untuk dokumen biasa. Hal serupa, pada Calc, ekstensi untuk template adalah .stc.

Karena definisi ini tidak memberi kita sebuah hasil yang cukup jauh, mari kita coba lagi. Sebuah template adalah sebuah dokumen yang desainnya dapat digunakan oleh dokumen lain yang sejenis. Sebuah template juga dapat berisi sebuah outline dari isi, terutama pada Draw, yang mana autopilotnya memampukan Anda untuk memilih satu template untuk format dan template lain untuk outline. Namun, sebagian besar dari tool untuk template mengasumsikan Anda menggunakannya untuk mendesain.

Dengan menggunakan sebuah template, Anda menghindari proses pembuatan desain setiap dokumen dari awal. Anda bisa memilih sebuah template dari menu File > New > Templates dan segera memikirkan isi. Template sangat berguna terutama jika Anda bekerja pada sekelompokdokumen yang harus memiliki tampilan yang serupa.

Seperti sekarang dan seterusnya, beberapa pengirim dari daftar Pengguna OOo menyatakan bahwa mereka tidak bisa menggunakan template, karena setiap dokumen bersifat unik. Pada kenyataannya, hal ini sangatlah langka. Dengan sedikit perencanaan yang cerdas, sebagian besar pengguna akan menyadari bahwa kurang dari setengah lusin template akan mencakup tiga per empat kebutuhan mereka pada sembarang aplikasi OOo. Sebagai contoh, seorang pelajar mungkin mencari template untuk essay, laporan lab, lamaran pekerjaan dan surat adalah yang mereka butuhkan. Untuk seorang eksekutif, template dapat berupa memo, fax, surat, dan laporan. Dan pada dokumen yang unik, rata-rata pengguna hendak menentukan template default, sehingga referensi dasar untuk margin dan font dapat langsung tersedia.

Pada kenyataannya, menggunakan template adalah bagian logis dari OOo yang tidak bisa dihindari oleh mereka yang sebetulnya tidak menginginkannya. Meskipun mereka tidak menyadari faktanya, apa yang mereka inginkan sebenarnya adalah tidak untuk menghindari template, tetapi merubah template dasar. Namun, ketika semuanya menjadi jelas, kebutuhan ini menyebabkan lebih banyak masalah dan bukannya kenyamanan.

Melakukan Setting Sebuah Template

Template pada OOo didesain dengan cara yang sama dengan sembarang dokumen lain. Secara virtual, apa yang bisa dikustomisasi pada sebuah dokumen dapat disimpan pada template, termasuk properti dokumen, style, dan field. Hal-hal yang tidak bisa disimpan pada template adalah sesuatu yang disimpan pada OOo dan bukan pada dokumen: misalnya autotext, atau sembarang gradasi dan pilihan lain dari objek background untuk Draw. Setelah Anda menyelesaikan mendesain, Anda siap untuk menyimpan – dan disitulah keanehan akan berkurang.

Untuk memulainya, jika Anda hendak menyimpan setting pada Tool > Outline Numbering, pastikan Anda menyertakan satu paragraf dari setiap level outline pada template. Jika tidak, setting untuk tool ini akan hilang.

Yang lebih penting lagi, ketika pertama kali template disimpan, pastikan Anda tidak menyimpannya menggunakan File > Save atau Save As. Meskipun tool ini menyertakan sebuah pilihan untuk menyimpan sebagai sebuah template, beberapa kode penting pada XML tidak ditambahkan template yang disimpan dengan cara ini. Sebagai hasilnya, template yang disimpan dengan cara ini tidak terdaftar pada sistem Manajemen Template, meskipun diletakkan pada direktori template. Yang lebih parah, dokumen yang diciptakan dengan template yang dibuat dengan cara ini tidak dihubungkan dengan template untuk update otomatis. Oleh karena itu, simpanlah template menggunakan File > Templates > Save. Jika Anda lupa dan menuju rute logis, maka Anda bisa menggunakan pilihan Import Templates pada daftar perintah pada File > Templates > Organize. Untuk penyimpanan berikutnya, File > Save atau Save As sudah mencukupi, hanya tidak untuk yang pertama.

Sistem Manajemen Template, secara tidak sengaja adalah sebuah keanehan yang lain. Ini merupakan sebuah direktori virtual, yang diciptakan oleh path yang ditentukan pada Tools > Options > OpenOffice.org > Paths > Templates. Path default akan menyertakan path umum untuk installasi pengguna tunggal atau banyak pengguna, dan sebuah path untuk pengguna individu. Anda bisa menjelajah direktori virtual secara bebas, tetapi tidak bisa berpindah keluar selama pada jendela Template Management. Jika Anda hendak membuat sebuah direktori untuk melakukan bagi-pakai (sharing) template pada sistem dengan banyak pengguna, ubahlah hak akses pada path umum sehingga setiap pengguna dapat menuliskan pada direktori tersebut, atau tambahkan sebuah direktori publik pada path.

Bagaimana Templates Bekerja Dengan Dokumen Lain

Setelah Anda mendesain sebuah template, Anda bisa mendasarkan dokumen lain dengan template Anda dengan memilihnya dari File > New > Templates and Documents. Ini merupakan tempat dimana masalah dimulai bagi pengguna baru, karena cara dokumen OOo berinteraksi dengan dokumen sangatlah berbeda dengan apa yang sudah mereka pelajari dan mereka harapkan dari suite office lain.

Pada OOo, template diatur oleh empat aturan dasar:

Template OOo tidak dapat – dalam kondisi apapun – dimodifikasi oleh perubahan pada sembarang dokumen yang didasarkan atas dirinya. Jika Anda hendak merubah sebuah template, pilih perintah Edit dari jendela Template Management.

Template yang disebut Default (jangan bingung dengan template yang ditentukan sebagai template default, meskipun kemungkinan adalah hal yang sama) tidak bisa dimodifikasi dari apapun pada OOo. Sejauh yang sudah Anda lihat, Anda harus mengedit kode sumber dan melakukan kompilasi ulang sebelum Anda mampu mengedit template Default, dan beberapa pengguna akan terganggu. Anda bisa menentukan template lain sebagai default untuk sebuah aplikasi dengan menggunakan perintah Set as default template pada jendela Template Management, tetapi Default template sendiri tidak akan terimbas. Kapanpun Anda mau, Anda bisa mengembalikan Default ke posisi template default dengan memilih perintah Reset Default Template.

Hanya satu template yang dapat diterapkan pada setiap dokumen. Jika Anda hendak menambahkan format dari template lain, lalukan import menggunakan Format > Styles > Load, lalu update dokumen ketika Anda membukanya pada kesempatan lain. Jika Anda hendak merubah template untuk sebuah dokumen, gunakan prosedur yang sama. Anda juga dapat menghapus template lalu merubahnya dengan template lain dengan nama yang sama tetapi memiliki pemformatan yang berbeda, atau lakukan copy dan paste dokumen pada template baru. Tidak masalah bagaimana Anda melakukannya, aturan masih tetap berlaku.

Template menentukan format inisial dari dokumen, tetapi lebih jauh dari itu, dokumen tidak tergantung dari format. Jika Anda mencoba untuk mempertahankan beberapa jenis dokumen tertentu agar tampak konsusten, Anda harus melakukan semua perubahan pada pemformatan pada template, lalu menerapkannya pada semua dokumen yang terhubung. Namun, tidak ada yang menghentikan Anda dari menambahkan pemformatan pada sebuah dokumen yang tidak ada pada template. Lebih jauh lagi, ketika Anda membuka dokumen kali pertama setelah sebuah template dimodifikasi, Anda memiliki satu kesempatan untuk menambahkan modifikasi pada dokumen. Jika Anda tidak melakukannya, maka dokumen tidak akan terhubung ke template. (Jika Anda secara tidak sengaja tidak melakukan update, maka Anda harus segera menutup dokumen tanpa menyimpannya, lalu membuka kembali, memberikan perhatian yang lebih kali ini pada pesan pada layar.)

Aturan-aturan ini jauh dari perubahan. Pada kenyataannya, mereka tampaknya didesain untuk menghilangkan kefrustasian dalam pemformatan umum pada MS Office. Pada MS Office, perubahan pada sebuah dokumen dapat mengupdate templatenya. Pada kenyataannya, sebagian besar pengguna secara rutin mengupdate templatenya dengan cara ini. Sebagai hasilnya, mereka seringkali terkejut ketika dokumen lain secara spontan akan terformat ulang ketika dibuka. Lalu, hanya untuk menggabungkan masalah, pengguna seringkali melakukan pemformatan ulang terhadap template default tanpa mengetahui apa yang mereka lakukan. Untuk alasan ini, template default pada MS Word sangatlah jarang sama pada sembarang dua komputer – dan dengan versi yang dibagi-pakai atau jaringan, mutasinya akan lebih aneh dan lebih cepat. Menerapkan banyak template pada situasi ini hanya akan menambah kebingungan. Konsekuensinya adalah pemborosan waktu dan inkonsistensi. Pada beberapa kasus, ketika perbedaan antara template dan dokumen menjadi terlalu besar, hasilnya bisa membuat file terkorupsi.

Tentu saja, hal ini bisa dihindari dengan beberapa tindakan pencegahan sederhana yang dilakukan secara konsisten. Namun dengan alasan keamanan, sebagian besar orang tidak menghiraukannya.

Sebaliknya, perilaku dari template pada OOo menghilangkan semua masalah ini tanpa adanya tindakan-tindakan khusus. Template dijaga dari perubahan yang disengaja, dan konflik antar templet atau diantara template dan dokumen secara virtual dihilangkan. Lebih jauh lagi, jika font yang sama tersedia, Anda bisa yakin bahwa apa yang Anda lihat pada komputer Anda adalah apa yang tampak pada penerima dokumen Anda pada komputernya.

Aturan untuk template OOo tidaklah sempurna. Secara umum, metode untuk merubah template atau menerapkan ulang sebuah template setelah dokumen tidak dihubungkan ke template akan sangatlah berguna. Namun, perubahan ini tidak akan mungkin tanpa mengabaikan proteksi yang ditawarkan oleh pengaturan saat ini. Kesimpulannya, aturan untuk template pada OOo memastikan bahwa mereka dapat membuat pekerjaan menjadi lebih mudah tanpa menambahkan komplikasi tambahan. Setelah Anda mengetahu bagaimana mereka bekerja dan mengapa, Anda akan menghargainya untuk waktu dan keamanannya.

Bruce Byfield adalah seorang manajer produksi di Stormix Technologies and marketing dan seorang direktur komunikasi pada Progeny Linux System. Dia juga merupakan seorang editor kontributor pada Maximum Linux dan merupakan penulis asli dari manual Desktop Debian. Terlepas dari komputernya, dia mendengarkan musik punk-folk, memelihara burung beo dan melakukan kehendaknya sebebas mungkin.

Public Documentation License Notice

Isi dari Dokumentasi ini sesuai dengan Public Documentation License Versi 1.0 (the "License"); Anda hanya dapat menggunakan Dokumentasi ini jika Anda setuju dengan aturan dari Lisensi. Salinan dari lisensi ini tersedia pada

http://www.openoffice.org/licenses/PDL.html.

Catatan: Text pada appendix ini mungkin sedikit berbeda dengan text pada Dokumentasi Orisinal. Anda harus menggunakan text dari appendix ini ketimbang dari dokumen aslinya jika Anda melakukan modifikasi.

Dokumentasi Orisinal adalah “Bullet-Proof Templates” Penulis asli dari Dokumentasi Orisinal adalah Bruce Byfield, Outlaw Communications. Copyright © 2004. All Rights Reserved. bbyfield@axion.net. 604-421.7177.

Artikel ini dipublikasi pada majalah Linux Journal Edisi Maret 2004. Text sudah diedit sedikit dan dimodifikasi oleh penulis untuk dirilis dibawah PDL OpenOffice.org.

1659 words

Bruce Byfield / /5

5	Template Terpercaya	Bruce Byfield

Bruce Byfield	Template Terpercaya	5

Willy Sudiarto Raharjo

2004-04-10T14:14:24