Penggunaan Mail Merge:

Bagaimana mengotomatisasi distribusi dokumen ke tujuan yang berbeda

Daftar Isi

Gambaran Umum	ii

Hak cipta dan informasi merk dagang	ii

Komentar dan Saran	ii

Pemberitahuan	ii

Modifikasi dan update	ii

Main Menu dan Toolbar	1

Apakah Arti Mail Merge	1

Data Sources untuk Writer	2

Meregister Data Source	3

Contoh Praktek Mail Merge	4

Urutan operasi yang dilakukan	4

Gambaran Umum

Dokumen ini dimaksudkan untuk pengguna pertama kali OpenOffice.org. Di dalamnya, Anda akan mempelajari bagaimana menggunakan fitur Mail Merge Writer.

Contoh praktek menunjukkan bagaimana membuat dokumen yang mengandung field database, dan menggunakan fitur Mail Merge untuk membuat, atau mencetak beberapa salinan dokumen, mengubang isi daripada field di tiap salinan sesuai dengan arsip yang cocok dari database.

Hak cipta dan informasi merk dagang

Muatan dari Dokumentasi ini adalah tunduk pada Lisensi Dokumetasi Publik, Versi 1.0 ("License"); anda hanya boleh menggunakan Dokumetasi jika anda mematuhi dengan istilah Lisensi. Salinan dari Licensi tersedia di:
http://www.openoffice.org/licenses/PDL.rtf.

Penulis awal Dokumentasi Asli adalah Vincenzo Ponzi. Hak cipta dilindungi. (Kontak penulis asli:vponzi@tiscalinet.it.)

Kontak penulis asli untuk melaporkan kesalahan dalam dokumentasi. Untuk pertanyaan mengenai bagaimana menggunakan perangkat lunak, daftar ke Users Mail List dan kirim pertanyaan anda disana: http://support.openoffice.org/index.html.)

Semua merk dagang dalam pemandu ini kembali kepada pemilik yang sah.

Komentar dan Saran

Tolong langsung sampaikan beberapa komentar dan saran tentang dokumen ini ke:
dev@documentation.openoffice.org

Pemberitahuan

Terimakasih banyak dan selamat kepada para pengembang yang memberi kita produk yang bagus! Terimakasih kepada komunitas pengarang, pe-review dan orang yang mendukung sehingga proyek terus berkembang dan berjalan. Ini adalah kontribusi yang besar untuk kebebasan perangkat lunak terbuka.

Modifikasi dan update

Versi	Tanggal	Deskripsi Perubahan
1.0	03/01/05	Edisi pertama diterbitkan.
	19/02/05	Edisi Indonesia pertama

Main Menu dan Toolbar

Pada dokumen ini Anda dapat menemukan referensi ke Main Menu dan toolbar yang bervariasi. Gambar berikut mengacu objek ini, menunjukkan dimana mereka ditempatkan.

Gambar 1. Lokasi menu dan toolbar pada OpenOffice.org Writer

Apakah Arti Mail Merge

OpenOffice.org Writer menyediakan fitur yang sangat berguna untuk membuat atau mencetak banyak salinan dari dokumen dimana harus dikirimkan ke daftar alamat yang berbeda.

Dokumen Writer mengandung campuran teks normal dan teks spesial (field) yang mengacu kepada field Data Source.

Fungsi Mail Merge meninggalkan teks normal tidak berubah, dan mengganti field dengan data yang diambil dari Data Source.

Sekenario berikut menggambarkan bagaimana Mail Merge bekerja.

Contoh: Mengirim surat kabar ke daftar pelanggan Bayangkan suatu bisnis yang butuh untuk mengirimkan surat kabar ke semua pelanggannya. Sudah ada Data Source yang mengandung daftar pelanggan dengan semua informasi relatif: Alamat, Telpon dan seterusnya. Sekretaris yang mengetik surat kabar menggunakan OpenOffice.org Writer. Dia mengetik teks surat kabar, dan sebagai ganti mengetikkan alamat tujuan, dimasukkanlah field yang mengacu pada field alamat di Data Source. Terakhir dia memulai fungsi Mail Merge untuk mencetak dokumen sebanyak dengan jumlah alamat yang terdapat di Data Source. Tiap dokumen yang tercetak mengandung teks yang sama tetapi berbeda dalam nama pelanggan dan alamat.

Data Sources untuk Writer

Untuk memperoleh data yang dikandung di Data Source, sangat penting untuk meregister Data Source dulu dengan OpenOffice.org.

OpenOffice.org dapat meregister Data Source dari tipe database berikut:

ODBC

MySQL

Adabas

dBase

ADO

Teks

Spreadsheet

Buku Alamat

Meregister Data Source

Untuk meregister Data Source dengan OpenOffice.org:

Pada Main Menu, pilih Tools > Data Sources. Gambar 2 Menampilkan jendela yang muncul.

Pada field Name, ketik nama dimana OpenOffice.org menggunakannya untuk mengidentifikasi Data Source.

Pilih tipe Database.

Ketik URL (Uniform Resource Locater) Data Source.

Klik tombol New Data Source di jendela.

Gambar 2. Meregister Data Source

Contoh Praktek Mail Merge

Langkah terbaik untuk menunjukkan bagaimana fungsi Mail Merge bekerja adalah dengan contoh praktek.

Surat pesanan perusahaan mengorganisasikan suatu campaign untuk menandai kredit point ke pelanggan mereka berdasarkan jumlah barang yang mereka beli selama satu tahun.

Pada akhir tahun, mereka ingin mengirimkan surat ke tiap pelanggan untuk menunjukkan total kredit point yang telah dikoleksi.

Urutan operasi yang dilakukan

Langkah 1

Buat Data Source yang mengandung semua data pelanggan.

Langkah termudah untuk melakukan ini adalah dengan membuat spreadsheet dengan Calc OpenOffice.org seperti yang ditampilkan di Gambar 3.

Gambar 3. Membuat Data Source

Heading dari kolom pada baris pertama spreadsheet akan digunakan sebagai nama field belakangan.

Spreadsheet yang ditampilkan di Gambar 3 disimpan sebagai: tab1.sxw.

Langkah 2

Register spreadsheet ke OpenOffice.org seperti dijelaskan di “Meregister Data Source” pada halaman 3.

Gambar 4 menampilkan bahwa spreadsheet disimpan sebagai Data source 1.

Gambar 4. Registrasi tab1.sxw

Data source 1 adalah database spreadsheet yang mengandung field berikut ini:

Name – 2nd-name – Address – ZIP – Town – Ctry – Points – Telephone

Sesudah registrasi, ini sangat mungkin untuk menggunakan Writer OpenOffice.org untuk membuat dokumen yang menggunakan database sebagai input.

Langkah 3

Gunakan OpenOffice.org Writer untuk memasukkan field database pada dokumen untuk menyurati ke semua (atau pilihan dari) nama yang terkandung di Data Source 1.

Pada bagian atas dokumen adalah bagus manakala membuat tabel dengan border transparan untuk memposisikan teks dengan tepat yang biasanya terdapat pada surat (Tanggal, Alamat Tujuan, dan sebagainya.), dan kemudian teks sebagaimana ditampilkan pada Gambar 5.

Gambar 5. Contoh penggunaan tabel untuk memposisikan elemen surat

Langkah 4

Masukkan field yang diinginkan pada posisi yang sesuai di dokumen.

Untuk memasukkan tanggal yang sekarang:

Pilih posisi dimana memasukkan Tanggal yang sekarang.

Pada main menu pilih: Insert>Fields>Date (lihat Gambar 6).

Gambar 6. Memasukkan tanggal yang sekarang

Untuk memasukkan field lainnya:

Pilih posisi untuk memasukkan Name di sel yang sesuai dari tabel (mengacu pada Figur 5 di halaman 5).

Tekan Control+F2 (atau pilih: Insert > Fields > Other di Main Menu.

Double-klik pada “Data Source 1” dan pada “Sheet1” untuk menampilkan jendela yang ditunjukkan pada Gambar 7.
Gambar 7. Menampilkan field dalam database

Klik di field “Name” dan kemudian di tombol Insert dan tekan Space bar.

Klik di “2nd-name” dan tombol Insert dan tekan tombol Enter untuk memilih garis baru.

Klik di “ZIP” dan tombol Insert dan tekan Space bar.

Klik di “Address” dan tombol Insert dan tekan tombol Enter untuk memilih garis baru.

Klik di “Town” dan tombol Insert dan tekan Space bar.

Ketik kurung buka “(”, klik pada “Ctry” dan tombol Insert, dan ketik kurung tutup“)”.

Pilih titik dimana akan memasukkan field Points pada teks, klik pada “Points” dan tombol Insert.

Sejauh ini hasil yang diperoleh ditunjukkan pada Gambar 8.

Gambar 8. Field Name dan address dimasukkan pada posisi yang sesuai

Langkah 5

Ketika semua field yang dibutuhkan telah dimasukkan, dokumen telah siap untuk fungsi Mail Merge.

Ini memungkinkan untuk memulai fungsi ini dalam dua cara:

Pilih Tools>Mail Merge di Main Menu.

Pilih File>Print di Main Menu.

Gambar 9 menampilkan pesan yang dihasilkan metode ini.

Gambar 9. Pesan dihasilkan manakala memulai Mail Merge

Klik pada OK pada pesan yang pertama, atau Yes di yang kedua, menampilkan jendela ditunjukkan pada Gambar 10.

Gambar 10. Pilihan Mail Merge

Pada jendela ini anda boleh menentukan record mana saja yang dicetak:

All

Selected records (select the records first in the list of records)

From record number to record number.

Jika pilihan keluaran adalah Printer, Mail Merge mulai mencetak sebanyak dokumen yang ada pada record terpilih.

Jika Anda memilih keluaran adalah File, Anda harus menentukan path folder, dimana Mail Merge akan dibuat untuk tiap record terpilih.

Nama berkas tergantung pada field Database yang Anda pilih. Sebagai contoh, pada Gambar 10 field terpilih adalah Name.

Jika terdapat beberapa field dengan isi yang sama, nomor akan ditambahkan ke nama berkas.

Sebagai contoh:

Nama di record pertama Database adalah Charlie; oleh karena itu nama berkas yang otomatis dihasilkan oleh Mail Merge adalah Charlie0.sxw.

Manakala terdapat beberapa record yang memiliki nama sama, hasil berkas akan menjadi: Charlie0, Charlie1, Charlie2, dan selnjutnya.

Gambar 11 Menampilkan printout dari berkas Charlie0.sxw yang dihasilkan Mail Merge.

Gambar 11. Printout surat pertama

Contoh Praktek Mail Merge

Penggunaan Mail Merge	9

Judul:	Penggunaan Mail Merge: Bagaimana mengotomatisasi distribusi dokumen ke tujuan yang berbeda
Versi:	1.0
Edisi pertama:	Januari 2005
Edisi Inggris pertama: Edisi Indonesia pertama:	Januari 2005 Februari 2005

Gambaran Umum

Penggunaan Mail Merge: Bagaimana mengotomatisasi distribusi dokumen ke tujuan yang berbeda	ix

Penggunaan Mail Merge

Willy Sudiarto Raharjo

2004-09-07T14:57:34